Fehler bei der Hochzeitsplanung

Direkt nach dem Heiratsantrag geht es meist los und die Hochzeitsplanung startet! Damit nicht nur die Hochzeit selbst, sondern auch der Weg dorthin ein Erlebnis und kein Stresstest werden, ist es wichtig, mit System und Bedacht an die Sache ranzugehen. Der beste Tipp: die gängigen Fehler vermeiden, denn genau das spart sehr viel Zeit, Nerven und Kosten. Doch welche Fehler lauern typischerweise in der Planungsphase einer Hochzeit und wie kann man sie direkt ausmerzen? Das verrät uns jemand, der es wissen muss: Hochzeitsplanerin Nadine Metgenberg von Fine Weddings & Parties betreut als Hochzeitsplanerin Kunden im Premium Segment. Ihre langjährige Expertise hat sie nun auch in ihrem neuen Buch, dem Ratgeber „Das Hochzeitsbuch – alles, was Ihr für euren unvergesslichen Tag wissen müsst“ (erschienen im Harper Collins Verlag) gebündelt. Das Hochzeitsbuch ist der perfekte Begleiter für die Planung eurer Traumhochzeit. Die wichtigsten Profi-Tipps, um typische Fehler bei der Hochzeitsplanung zu vermeiden, verrät sie uns.

Foto: Zuzu Birkhof

Zu spät mit der Planung beginnen

»Zuerst ein paar Fakten: Die meisten Hochzeiten finden an einem Freitag oder Samstag zwischen Ostern und Oktober statt. Damit bleiben nur rund 40 verfügbare Tage pro Jahr, an denen rund 80 Prozent aller Hochzeiten gefeiert werden. Das heißt: Von im Schnitt 400.000 stattfindenden Hochzeiten im Jahr werden allein 320.000 in diesen Zeitraum fallen. Die wirklich tollen Locations, auch international, sind natürlich zuerst ausgebucht – oft bereits 18 Monate im Voraus. Deshalb mein Rat: Beginnt sehr frühzeitig mit der Planung. Anderthalb bis zwei Jahre Vorlauf sind bei High Class-Hochzeiten durchaus üblich. Nicht zu vergessen: Jetzt durch den Lockdown konnten 100.000 Hochzeiten zwischen Mitte März und Mitte Juli in Deutschland nicht wie geplant gefeiert werden, rund 95 Prozent davon wurden in die Saison 2021 verschoben. Der Run auf besondere Hochzeitslocations 2021 ist damit vorprogrammiert. Und nicht nur auf die, sondern natürlich auch auf die Dienstleister der Hochzeitsbranche. Fragt Floristen, Hair & Make Up Artists, Fotografen, DJ etc. rechtzeitig an! Eine Wedding Plannerin kann Euch dabei je nach Wunsch entweder teilweise oder komplett unterstützen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch viel Kraft und Nerven. Und: Sie fängt Euch wieder ein, wenn Ihr versehentlich kurz in Richtung Oh-Gott-ich-schaff-das-alles-nicht-Panik abgebogen seid.«

 

Die Gäste zu spät informieren

»Denkt dran, wie langfristig einige Menschen planen. Und wenn alle Eure Liebsten dabei sein sollen, dann gilt im Wesentlichen: Je früher ihr sie informiert, desto besser. Zehn bis zwölf Monate vor der Hochzeit solltet Ihr auf jeden Fall einplanen. Dann haben die Gäste genug Zeit, Urlaub einzureichen, ihre Reise zu buchen und alles vorzubereiten. Die einzigen Infos, die Ihr auf dem Save-the-Date braucht, sind neben Euren Namen (na klar!), das Datum bzw. die Daten und die Location bzw. erstmal reicht auch der Ort, an dem das Event stattfinden soll. Dann muss die Location noch nicht fest gebucht sein. Sehr hilfreich ist heute auch eine Hochzeits-Website, auf der alle Infos zusammengefasst und ergänzt werden können.«

 

Die Gästezahl ist nicht klar

»Gäste lassen sich oft mit der Antwort auf die Einladung Zeit oder beantworten ein RSVP gar nicht. Für die Planung ist die voraussichtliche Gästeanzahl aber ein Kernstück. Von ihr hängen zahlreiche Entscheidungen ab – allen voran die Wahl der Location. Kalkuliert ihr mit 60 Personen, könnt ihr nicht plötzlich 120 Gäste in einem kleinen Salon unterbringen. Gleiches gilt umgekehrt: Habt Ihr mit 200 Menschen gerechnet, werdet Ihr Euch mit nur der Hälfte im zauberhaften Ballsaal ganz schnell verloren fühlen. Am besten telefoniert Ihr im Notfall alle rechtzeitig ab. Dann könnt Ihr die perfekte Location für Eure Gästezahl buchen.«

 

Die Bedürfnisse der Gäste vernachlässigen

»Manche Eurer Gäste haben vielleicht eine lange Anreise bis zu Eurer Hochzeitslocation. Denkt also daran, ihnen die Möglichkeit zu geben, sich frisch machen zu können. Serviert einen Snack als kleine Stärkung, falls es bis zum  Essen noch eine Weile dauert. Denkt auch an Eure jungen Gäste. Haltet immer etwas zu essen und zu spielen für die Kids bereit, damit auch sie sich pudelwohl fühlen.

Berücksichtigt außerdem spezielle Ernährungs-Bedürfnisse wie Allergien oder vegetarisches Essen. Solche Informationen könnt Ihr bereits im Vorfeld, zum Beispiel auf der Antwortkarte zur Einladung, abfragen. Bringen Gäste zum Beispiel einen Hund mit, denkt daran, auch für ihn zu sorgen.

Extra-Idee: Fragt Eure Gäste doch schon in der Einladung, welches Lied der DJ für sie spielen soll.«

Foto: Joee Wong

Foto: Zuzu Birkhof

Keine Kinderbetreuung

»Wenn Kinder quengeln, verlassen Eltern das Fest frühzeitig. Achtet deshalb darauf, dass die kleinen Gäste andere Bedürfnisse in puncto Essen und Entertainment haben. Das Abendessen für die Kids darf gerne früher beginnen und sollte auch nicht so lange dauern wie das der Erwachsenen. Engagiert entweder eine professionelle Kinderbetreuung oder fragt geübte Teenager aus dem Freundeskreis – damit bessern diese gleich ihr Taschengeld auf.

Ideal: Eine Kinderbetreuung, die im Laufe des Abends in einem extra Kinderraum ein Matratzenlager aufbaut, in dem die Kleineren schon einschlafen können.

De Luxe-Version: Organisiert für den nächsten Morgen einen Babysitter für die Kleinen. So könnt Ihr sicher sein, dass deren Eltern die ganze Nacht mit Euch durchtanzen und Euch diese liebevollen Details nie vergessen werden.«

 

Kein Plan B für schlechtes Wetter

»Trust me: Die Wahrscheinlichkeit, dass an Eurem Hochzeitstag das Wetter nicht so will wie ihr, ist sehr hoch. Ich habe es sogar auf einer Hochzeit in der marokkanischen Wüste oder am Strand von Florida erlebt: Regen oder Sturm können einfach immer und überall dazwischen platzen. Ich empfehle Euch bei der Wahl der Alternative für schlechtes Wetter ebenfalls genau zu sein: Sie sollte wirklich schön sein und keine Notlösung oder Last Minute-Planung. Plan B muss Euch (fast) genauso gut gefallen wie die Sonnenschein-Variante. Falls Ihr Euer Fest open air plant, ist ein Standby-Zelt ein absolutes Muss. Ihr wollt schließlich, dass sich Eure Gäste wohl fühlen anstatt in hauchzarten, dünnen Kleidern und High Heels durchnässt zu frieren.«

 

Hiring a friend instead of a Pro

»Ich kenne das Dilemma von so mancher Braut: Die Schwester des Bräutigams ist Floristin, euch gefällt aber die künstlerische Handschrift nicht. Ein Freund aus Kindertagen ist Fotograf und macht Euch einen Sonderpreis. Und Onkel Hans besteht darauf, Euch in seinem Auto zur Kirche zu fahren. Aus Angst, liebe Menschen zu verletzten, andererseits dem eigenen Anspruch nicht treu zu bleiben, steckt Ihr hier schnell in einer Zwickmühle.

Mein Tipp: Trennt Privat und Geschäft. Verlasst Euch auf professionelle Dienstleister. Eure Freunde und Verwandte sollen sich aufs Feiern konzentrieren.

Extra-Tipp: Beziehe Deinen Bräutigam bei der Wahl des Brautautos unbedingt mit ein! Auf dieser Spielwiese wird er sich mit Sicherheit wohlfühlen.«

Keine Budget Kontrolle

»Budget-Fallen gibt es viele. Zum Beispiel, wenn Eure Gästezahl doch deutlich höher wird als ursprünglich gedacht und das fünfte Highlight am Abend noch einmal extra zu Buche schlägt, werdet Ihr Euch ganz schnell finanziell übernehmen. Deshalb: Setzt Euch vorab ein Budget. Und dann geht Ihr davon aus, dass es am Ende ein bisschen teurer wird. Kalkuliert dafür am besten einen Puffer von ca. 10 Prozent Eures Budgets ein, das ist durchaus realistisch. Denkt auch an die Trinkgelder für die Dienstleister – diese könnt Ihr im Idealfall in Umschlägen auf dem Fest verteilen. Überprüft im Laufe der Vorbereitungen regelmäßig, ob Ihr im Budgetrahmen seid und nehmt ggf. Anpassungen vor. Dann droht nach der Hochzeit kein böses Erwachen.«

 

Der Champagner ist nicht knackig kalt

Zu einer Hochzeit gehören Bubbles! Wenn Ihr Euch für einen Champagnerempfang entscheidet, besteht bei den Verantwortlichen in der Location darauf, dass dieser auf jeden Fall knackig kalt serviert wird (6 Grad!). Achtet auch auf eine optimale zeitliche Absprache mit dem Veranstalter: Schließlich könntet Ihr Euch mit Eurer Hochzeitsgesellschaft auf dem Weg zur Location verspäten. Ihr möchtet nicht, dass der Champagner zu lange geöffnet ist; ebenso wenig möchtet ihr, dass die Bedienung erst mit dem Öffnen und Einschenken beginnt, wenn alle Gäste längst eingetroffen sind. Das sorgt für schlechte Stimmung. Wenn ihr einen Wedding-Planner engagiert habt, kann dieser bereits vorausfahren und vor Ort alles rechtzeitig veranlassen. Solche Dinge am Tag der Hochzeit zu organisieren, überlasst also besser anderen.«

Alles selber machen

»Das ist keine gute Idee, glaubt mir. Gebt das Klemmbrett und den Notfallkoffer am Hochzeitstag unbedingt in andere Hände! Als Brautpaar solltet Ihr Euch um nichts kümmern, außer glücklich zu sein, Euch selbst zu genügen und mit allen Freunden und Familienmitgliedern ausgiebig zu feiern. Ihr werdet so beschäftigt sein mit Begrüßen, Fotos machen, Reden halten, Geschenke entgegennehmen, versuchen, an jedem Tisch vorbeizuschauen und und und… Da braucht Ihr jemanden, der euch den Rücken frei hält. Das kann ein Trauzeuge sein und ebenso ein professioneller Zeremonienmeister oder eine Hochzeitsplanerin. Entscheidend ist dabei: Gebt ihnen ein gutes und detailliertes Briefing vorab. Dann geht auch (fast) nichts schief.«

 

Den Fokus verlieren

»Am Hochzeitstag geht es um Euch und Eure Liebe. Darum, dass Eure Liebsten diesen Tag mit Euch feiern möchten und Euch hochleben lassen. Wenn etwas nicht genau so gelingt, wie geplant, wenn das Wetter nicht mitspielt, wenn Onkel Horst zum tausendsten Mal Peinlichkeiten von früher auspackt… Egal! Es geht einzig und allein um Euch. Bleibt bei euch. Bleibt in Eurer Liebe!«

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